الرقابة المالية توضح نظام عمل مجالس إدارة الشركات غير المصرفية.. التفاصيل

حددت قواعد حوكمة الشركات العاملة في مجال الأنشطة المالية غير المصرفية، نظام عمل مجلس الإدارة، وفقًا لتشكيل المجلس، والذي يتكون من عدد مناسب من الأعضاء على نحو يمكنه من الاضطلاع بوظائفه وواجباته بما في ذلك تشكيل لجانه، وجاءت أبرز هذه النظم، وفقًا للهيئة العامة للرقابة المالية، وهي:

1- على مجلس إدارة الشركة الاجتماع مرة على الأقل كل 3 أشهر أو كلما دعت الحاجة إلى ذلك بناءً على دعوة من رئيس مجلس الإدارة أو وفقًا للحالات التي يتم فيها دعوة مجلس الإدارة على النحو المبين بقانون شركات المساهمة رقم (159 لسنة 1981)، وللمجلس عقد اجتماعاته عن طريق وسائل الاتصال والتطبيقات التكنولوجية الحديثة، مع وضع ضوابط استخدام تلك الوسائل في عقد الاجتماعات ومشاركة الأعضاء عن بعد.

2- على رئيس مجلس الإدارة أن يرسل جدول الأعمال مصحوبًا بالمستندات والمذكرات للأعضاء قبل الاجتماع بوقت كاف، ويقر مجلس الإدارة جدول الأعمال حال انعقاده على أن يثبت في محضر الاجتماع اعتراض أي عضو على أي بند من بنود جدول الأعمال مع بيان أسباب الاعتراض.

3- على مجلس الإدارة توثيق اجتماعاته وإعداد محاضر تفصيلية بالمناقشات والمداولات بما فيها عملية التصويت التي تمت والقرارات المتخذة بشأنها، ويتم حفظ محاضر هذه الاجتماعات والقرارات الصادرة وتبويبها بصورة تيسر الرجوع إليها.

4- يعين المجس أمانة سر لمجلس الإدارة من واحد أو أكثر من العاملين بالشركة من ذوي الكفاءة، ويتولى أمين السر على الأقل المهام الآتية (معاونة رئيس المجلس في إعداد جدول أعمال الاجتماعات، وتحضير المعلومات والبيانات والتفاصيل الخاصة بهذه الموضوعات وإرسالها إلى الأعضاء قبل الاجتماع بوقت كاف، وتدوين محاضر الاجتماعات وحفظها، ومتابعة استصدار وتنفيذ قرارات مجلس الإدارة وإبلاغ الإدارات المعنية بها وكذلك إعداد تقارير متابعة لما تم بشأنها، والإعداد والتحضير لاجتماعات اللجان المنبثقة عن مجلس الإدارة، والإعداد والتحضير لاجتماعات الجمعيات العامة العادية وغير العادية وحفظ محاضرها، ومتابعة توثيق المحاضر واستيفاء ملاحظات الجهات المعنية بشأنها).